Kleinunternehmer-Rechnung schreiben: So geht's ohne Umsatzsteuer (§ 19 UStG)

Die Kleinunternehmerregelung ist der beste Freund vieler frisch gebackener Selbstständiger: keine Umsatzsteuer, keine Voranmeldungen, weniger Bürokratie. Aber genau deshalb stellt sich immer dieselbe Frage: Wie muss eine Rechnung aussehen, wenn ich keine Umsatzsteuer berechnen darf?

Die Antwort ist einfacher als ihr Ruf – solange du drei Dinge beachtest: die richtigen Grenzen kennst, den Pflicht-Hinweis setzt und weißt, welche Angaben du dir sparen kannst. Genau das zeigen wir dir hier Schritt für Schritt.

Gehörst du überhaupt zu den Kleinunternehmern?

Seit der Reform zum 1. Januar 2025 gilt eine doppelte Jahresgrenze:

• Dein Umsatz im Vorjahr lag bei höchstens 25.000 Euro, und
• dein Umsatz im laufenden Jahr liegt bei höchstens 100.000 Euro.

Erst dann sind deine Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG umsatzsteuerfrei. Beide Grenzen gelten dabei netto – eine fiktive Umsatzsteuer wird nicht mehr hinzugerechnet – und es zählt dein Gesamtumsatz aus allen Tätigkeiten, berechnet nach vereinnahmten Entgelten (also nach Eingängen, nicht nach Rechnungsdatum).

Zwei wichtige Sonderfälle:

1. Gründung mitten im Jahr: Im Gründungsjahr gibt es keinen Vorjahresumsatz – du startest automatisch als Kleinunternehmer, ganz ohne Prognose. Entscheidend ist allein dein tatsächlicher Umsatz des Gründungsjahres gegen die 25.000-Euro-Grenze. Überschreitest du sie, wird genau dieser Umsatz regulär besteuert – alles davor bleibt steuerfrei.
2. Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze: Auch hier bist du nicht rückwirkend für das ganze Jahr draußen, sondern ab dem einzelnen Umsatz, der die Grenze reißt. Ab diesem Zeitpunkt weist du auf neuen Rechnungen wieder regulär Umsatzsteuer aus und gibst Voranmeldungen ab. Deshalb lohnt es sich, deine Umsätze im Auge zu behalten.

Übrigens: Du kannst auf die Kleinunternehmerregelung auch freiwillig verzichten und regulär Umsatzsteuer ausweisen (§ 19 Abs. 3 UStG). Das macht Sinn, wenn deine Kunden vor allem Unternehmen sind, die sich die Steuer ohnehin abziehen. Der Verzicht bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre und muss bis Ende Februar des übernächsten Jahres gegenüber dem Finanzamt erklärt werden – lass dich im Zweifel beraten.

Der Pflicht-Hinweis: So formulierst du ihn richtig

Auf jeder Kleinunternehmer-Rechnung muss ein Hinweis stehen, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV). Diese Formulierung hat sich bewährt:

Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Auch kürzere Varianten wie „Kein Umsatzsteuerausweis, da steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ sind laut Finanzverwaltung zulässig – entscheidend ist, dass die Befreiung klar erkennbar ist.

Der Satz gehört direkt an die Stelle des Steuerblocks – also dort, wo sonst Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag stehen. So sieht der komplette Block aus:

Positionen:
  Coaching Session (60 Min.) ............... 90,00 €

Gesamtbetrag:                              90,00 €

Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Du kannst den Betrag also einfach als Endbetrag in einer Summe ausweisen – ohne Aufteilung in netto und brutto, denn beides ist identisch.

Was auf deiner Kleinunternehmer-Rechnung trotzdem rein muss

Seit 2025 gibt es erstmals eine eigene Pflichtangaben-Liste für Kleinunternehmer-Rechnungen (§ 34a UStDV). Deine Rechnung braucht danach:

• deinen vollständigen Namen und deine Anschrift,
• Name und Anschrift des Kunden,
• deine Steuernummer oder USt-IdNr.,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge bzw. Umfang und Art der Leistung,
• den Gesamtbetrag in einer Summe sowie
• den Kleinunternehmer-Hinweis von oben.

Interessant: Eine fortlaufende Rechnungsnummer und der genaue Leistungszeitraum stehen seit 2025 nicht mehr auf der Pflichtliste. Trotz allem empfehlen wir beides dringend – ohne Nummernkreis verlierst du schnell den Überblick, und Zahlungsreferenzen wie „Rechnung 2026-014“ erleichtern dir und deinen Kunden das Leben deutlich.

Bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro reicht übrigens eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben – auch dort darf der Kleinunternehmer-Hinweis aber nie fehlen.

Was du dir sparen kannst

Und hier wird es angenehm: Ein paar Dinge, die bei regulären Rechnungen üblich sind, brauchst du als Kleinunternehmer:in nicht:

• Keine USt-Voranmeldungen und keine USt-Jahreserklärung. Ohne ausgewiesene Umsatzsteuer entfallen diese Erklärungspflichten komplett – die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für die Einkommensteuer bleibt davon unberührt.
• Kein Ausweis von Steuersätzen pro Position. Da keine Steuer anfällt, entfällt auch die Aufschlüsselung nach Steuersätzen.
• Brutto = Netto. Dein Kunde zahlt exakt den Betrag, den du berechnest – kein Aufschlag, kein Vorsteuerabzug auf seiner Seite. Bedenke dafür: Auch du kannst keine Vorsteuer aus deinen Einkäufen ziehen; Eingangsrechnungen zahlst du brutto.

E-Rechnungen: Was Kleinunternehmer jetzt wissen müssen

Hier hat die Reform Kleinunternehmern etwas Schönes geschenkt:

• Seit dem 1. Januar 2025 musst du – wie alle Unternehmen – im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen, lesen und archivieren können, wenn ein Kunde dir eine schickt.
• Beim Ausstellen bleibst du als Kleinunternehmer dauerhaft frei: Deine §-19-Rechnungen dürfen jederzeit als Papier- oder PDF-Rechnung verschickt werden – ohne Zustimmung des Kunden und ohne Frist (§ 34a UStDV).
• Die bekannten Übergangsfristen betreffen vor allem regulär besteuerte Unternehmen: Für sie gilt bis Ende 2026 eine Übergangsphase, kleinere Unternehmen unter 800.000 Euro Umsatz dürfen bis Ende 2027 weiter „sonstige“ Rechnungen schicken, und ab 2028 müssen grundsätzlich alle strukturiert elektronisch abrechnen. Trifft dich nur, wenn du dich für die Regelbesteuerung entscheidest.

Deine Kleinunternehmer-Rechnung geht also weiterhin bequem als PDF raus – die § 19-Befreiung und die E-Rechnungs-Pflichten laufen schön aneinander vorbei.

Typische Fehler bei Kleinunternehmer-Rechnungen

Diese Stolperfallen sehen wir besonders oft:

• Hinweis vergessen. Ohne den § 19-Satz ist die Rechnung formal fehlerhaft – im Zweifel sofort korrigieren und neu stellen.
• „7 % oder 19 %“ trotzdem draufschreiben. Wer steuerfrei abrechnet, darf keine Umsatzsteuer ausweisen – sonst schuldest du dem Finanzamt die ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG, obwohl dein Kunde sie nicht abziehen kann.
• Grenzen nicht im Blick behalten. Die 25.000/100.000-Euro-Grenzen sind harte Schwellen: Wer sie reißt, wechselt ab genau diesem Umsatz in die Regelbesteuerung – und muss von da an Steuer ausweisen und Voranmeldungen abgeben.
• Rechnungsnummern doppelt vergeben. Auch wenn die Nummer formal nicht mehr zwingend ist: Wer nummeriert, sollte fortlaufend und einmalig nummerieren – am besten mit Jahrespräfix wie „2026-014“.

Kleinunternehmer bleiben – aber professionell rechnen

Die Kleinunternehmerregelung ist kein Provisorium, sondern ein legitimes Geschäftsmodell. Sie verdient Werkzeuge, die sie ernst nehmen: Rechnungen mit automatisch korrektem § 19-Hinweis, Nummernkreise, die nie doppeln, und ein Blick auf deine Umsätze, der dich warnt, bevor du an die Grenze stößt.

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